Základní otázky, které hýbou pořadatelským vesmírem

Proč

,

Kde

,

Za co

,

O čem

a

Jak

uspořádat festival jsme rozebrali v předchozích dílech našeho seriálu. Aby areál nezel prázdnotou, musíme kýžené zástupy návštěvníků oslovit a informovat.

Festivalové PR se moc neliší od propagace jiných služeb a produktů. Můžete si najmout externího PR manažera, ale pokud jste ve stavu, kdy máte již napjatý rozpočet projektu, nezbývá než si vyhrnout vlastní rukávy. Za obětovaný čas vám budou odměnou nové zkušenosti a schopnosti, které se vám v životě rozhodně neztratí.

Marketing je proces hledání a poznání zákazníka, kterému svými službami vyhovíte jeho potřebám. 

Učení mučení?

Opětovné vynalézání kola není třeba, tak se vrhněme do sebevzdělávání. Metoda pokus omyl se nevyplácí. Vzdělávejte se například na

Digital Garage

od Google s desítkami online kurzů zdarma. Odměnou vám bude certifikát za dokončení a samozřejmě znalosti.

Vzdělávací platforma

Piaristi.cz

se specializuje přímo na kurzy PR v kultuře. Každý měsíc jeden kurz na dané téma. Jedno shrnutí lze zhlédnout

v tomto videu

a jejich aktuální podcast poslouchejte třeba i na

Spotify

.

Míříme, cílíme, zasahujeme

Poznejte své návštěvníky. Žánr line-upu určuje cílovou skupinu. V případě multižánrové akce musí komunikace směřovat na širší spektrum lidí. Některé žánry mají větší předpoklad být přímo spojeny s věkovými skupinami, jiné mají zastoupení napříč celým věkovým spektrem. Výjimky samozřejmě potvrzují pravidlo, ale jde nám o efektivní zacílení.

A ještě jeden malý tip přímo z praxe. Při výběru kapel do programu sledujte přímo na jejich koncertech, jaké publikum daná skupina na svůj koncert přilákala.

Masterplan!

Plán kampaně není jen o rozvržení jednotlivých částí a včasném oslovení médií a naplánování příspěvků na Facebooku. Určete si hlavní milníky příběhu a programu festivalu. Důležité body, které zaujmou vaše návštěvníky a přesvědčí je, že si vaši akci nenechají ujít. Po stanovení jednotlivých bodů a jejich položení na časovou osu mediálního plánu vymyslete jak tyto body budete komunikovat.

Hlavní hvězdu programu budete prezentovat rozdílnými formami v tiskové zprávě do zpravodajských médií než do médií hudebních, stejně tak odlišně nalákáte návštěvníky na Facebooku oproti Instagramu. Jedna informace, různé nástroje komunikace, různí příjemci a různý formát sdělení.

Pro utřídění myšlenek a možností vyzkoušejte online aplikaci

Media-plan

, kde si nahrubo poskládáte kampaň i s časovými intervaly včetně termínů odevzdání grafických podkladů a odhady nákladnosti poskládaného řešení.

Sestavením časové linky kampaně jednoduše rozvrhnete náklady spojené s propagací, ale také lépe odhadnete jednotlivé kroky, jejich návaznost a časovou náročnost. 

Obrázky a videa. Povolejte kreativce!

Při sestavování kampaně se neobejdete bez vizuálního obsahu, který vašemu festivalu dodá tvář. Designéra seznamte s rozsahem a záměrem kampaně. Na jejich základech vám vytvoří podklady pro plakáty, letáky, online bannery, obrázky pro Instagram a Facebookové příspěvky nebo webové stránky.

Natočte i reklamní videospoty na YouTube a další sociální sítě nebo televizní stanice. Proto i během realizace všech ročníků shromažďujte foto a video záznamy pro budoucí použití.

V příštím díle rozebereme konkrétní nástroje propagace vaší akce.

Seriál Pořádáme kulturní akci

1. díl – Sepište to na papír
2. díl – Tady by se to ale festivalovalo
3. díl – Kdo tohle všechno zaplatí?
4. díl – Všichni hráli na cimbály
5. díl – Šrouby a matice, kabely a konstrukce