Pořádáme kulturní akci, díl 6 – Haló, haló, přijďte na náš festival část 2.

Základní otázky, které hýbou pořadatelským vesmírem

Proč

,

Kde

,

Za co

,

O čem

a

Jak

uspořádat festival jsme rozebrali v předchozích dílech našeho seriálu. Aby areál nezel prázdnotou, musíme kýžené zástupy návštěvníků oslovit a informovat. V předchozím díle jsme vás vzali do úvodu propagace festivalů. V tomto se podíváme na festivalový marketing a jeho nástroje v praxi.

Na začátek jsme pro vás vyzpovídali jedny z předních píáristů v České republice.

**Co by při prvních zkušenostech s přípravami a realizací kampaně dle Vašeho názoru neměly menší festivaly podceňovat? **

Přemysl Štěpánek

PR manager vydavatelství Indies Scope, majitel hudební agentury PR Stage

„Osobně si myslím, že jedna z věcí, která může být podceňována je, že se s propagací čeká až na poslední chvíli, až na dobu, kdy je celý program hotov. Je osvědčené začít daleko dřív, obzvláště v posledních letech vzhledem k rozvoji a možnostem PR. Malé a střední festivaly pochopitelně neplánují tak velkou kampaň jako ty velké, ale ohledně časového rozmezí se jí mohou přiblížit. Ty kroky jsou přibližně stejné byť v jiném měřítku.“

Zdena Selingerová

PR manažerka Liver Music koncertů, PR manažerka skupiny Poletíme? a dalších.

„Za mě jsou to inzeráty v místních radničních listech nebo podobném periodiku, které vydává místní samospráva a lokální outdoor výlep. Rozhodně nepodlehnout pocitu, že propagace půjde udělat bez marketingové investice pouze v rámci PR v médiích.“

Zdeněk Neusar

Šéfredaktor magazínu Frontman.cz, moderátor Radia 1, kurátor festivalu Beseda u Bigbítu v Tasově a hudební píárista.

„Klíčové pro každý začínající festival jsou zejména dvě věci: komunita, která ho vytváří, a lidé žijící v bezprostředním okolí festivalu. Energie motivovaného realizačního týmu je základní přidanou hodnotou každé úspěšné akce, podpora (obecního, pozn. redakce) zastupitelstva a lidí z regionu úspěchu ještě více umetá cestu. A právě tyto dvě věci pokládám za skvělý základ i pro realizaci marketingové kampaně. Pokud totiž kampaň vzniká na podloží už probíhající pozitivní šeptandy, která vychází z profesionálního, fér přístupu, jsou to body navíc.

Samotným těžištěm kampaně jsou pak jednoznačně perfektně zvládnuté sociální sítě. Vedle toho se ale v týmu hodí také člověk zorientovaný v kulturním PR a marketingu, který dokáže přijít s nějakým originálním řešením a festival dostane do vhodných médií. V rozpočtu na tyto výdaje myslete a u větších akcí, kde je nutné zajistit více zdrojů financování, si sežeňte také zkušeného fundraisera. V neposlední řadě pak už na začátku doporučuju si jasně definovat strategii festivalu a jeho cíle. Souvisí to také s výběrem médií a formou vedení kampaně.“

Jak na festivalový marketing

Víme, co chceme sdělit a víme komu. Cílové skupiny návštěvníků nám určují, kterými kanály naše propagace směřuje. Například festival klasické hudby nemá smysl propagovat tiskovými zprávami v časopise o hip-hopu.

Rádio

Rozhlasové stanice jsou velmi selektivním nástrojem díky zaměření na cílové skupiny hned v několika úrovních – typem stanice, vysílacím časem či konkrétním pořadem. Vybírejte stanice, které vaše interprety vysílají. Vyplujte se svou kampaní do rozhlasových vln úderným reklamním spotem, soutěžemi o vstupenky nebo pozvánkou či zmínkou přímo hlasatelem.

Televize

Televizní reklamní spot není nejlevnější prostředek, ale u větších projektů s reklamním partnerským plněním může být až nezbytným. Opět hrají významnou roli cílové skupiny sdělení, které určují vhodné zařazení do programu z hlediska času i tématu.

Výlepové plochy, letáky a další offline marketing

Billboardy, plakáty a letáky představují určitou formu podvědomého vlivu na vnímací schopnosti potenciálního návštěvníka v terénu. Zjistěte si, kdo spravuje ve vašem regionu výlepové plochy a zjistěte s jakým časovým předstihem musíte dodat tisk, ať jej stihnete vyrobit v tiskařských agenturách.

Magazíny a noviny

Na českém uměleckém poli působí stovky hudebních a zpravodajských médií a webzinů. Oslovte je a poptejte spolupráci. Každá redakce může vyhodnotit spojenectví jinak, tak uvidíte, na čem se shodnete. Čím více webů bude v online prostoru odkazovat na vaše stránky, tím více budete v rámci vyhledávání v relevanci odkazů.

Jak se píše tisková zpráva se dozvíte z článku Michala Cempera Tiskovka nebo PR článek? Oslovujte média správně. S funkční tiskovou zprávou přes partnerské redakce šiřte novinky z vaší pořadatelské dílny.

Pošlete verze tiskových zpráv dle zaměření média na čtenáře. Jiný tón zvolte pro mainstreamový časopis a jiný pro ryze hudební médium. Rozlišujte zdali se jedná o online či tištěný magazín. U tištěného musíte uveřejnění komunikovat s předstihem vzhledem k uzávěrce před tiskem a limitovanému počtu stran. Online média jsou zpravidla i benevolentnější k uzávěrkám.

Web

Bez webových stránek si takzvaně neškrtnete. Jsou vaší vizitkou, centralizovanou databází novinek a předešlých úspěchů, kontaktů a představují vaše portfolio při sebeprezentaci sponzorům i veřejným institucím. Snažte se na vaše webovky odkazovat ze všech stran.

Newsletter

Informativní e-mail, který ovšem vyžaduje souhlas, jinak se jedná o spam. Při stavbě webu tedy zvažte funkci přihlášení k odběru. Jednou z newsletter platforem je kupříkladu Mailchimp. Při propojení s webem za vás řeší legislativní otázku GDPR i zabezpečení databáze kontaktů.

Online a social aneb festivalový marketing na vlnách internetu

Sociální média jsou skvělým marketingovým prostředkem, ale jako každý softwarový koncept mají svá pravidla a nástroje. Tyto flexibilní nástroje umožňují nejen rychlou komunikaci s přehlednými výsledky odezvy, ale i funkce jako události, příběhy, databázi fotografií a videí a celkově tvorbu osy distribuce sdělení a sdílení odkazů na média, propagaci interpretů a partnerů. Booking portál Gigmit.com na svém blogu shrnul 7 tipů jak promovat Facebookové události.

Modrá Krev v dubnu tohoto roku začala s online kurzy reklamy na Facebooku. Facebookové události festivalů se často využívají jako informační kanál pořadatele s návštěvníky během konání akce. Novinky, ztráty a nálezy, změny v programu, nabídky doplňkových služeb a další informace doputují se zasíláním upozornění k návštěvníkům přímo do smartphonu.

Instagram disponuje lehce odlišnou škálou možností propagace a propojení. Například Agentura InitLive shrnula v pár krocích jak promovat před, během i po eventu.

Komplexní propagace akce dokáže být časově i finančně náročná, ale přináší kýžené ovoce. Jak zaznělo v úvodu, cílem je seznámit co největší počet lidí, které by vaše snažení mohlo zajímat, s vaším projektem. Závěrem jen poslední rada. Buďte upřímní a čestní.

Seriál Pořádáme kulturní akci

1. díl – Sepište to na papír
2. díl – Tady by se to ale festivalovalo
3. díl – Kdo tohle všechno zaplatí?
4. díl – Všichni hráli na cimbály
5. díl – Šrouby, matice a další technika
6. díl – Haló, haló, přijďte na náš festival – část I.